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03/03/2022

Les délais de conservation et d’archivage des documents de votre entreprise

LFC Conseil
Temps de conservation des documents administratifs

Les délais d’archivage des documents d’une entreprise sont strictement réglementés en France. Les règles d’archivage sont fixées soit par la loi, soit par les délais de prescription.

La Douane a récemment publié une note aux opérateurs très instructive sur l’archivage électronique des documents nécessaires aux dédouanements. Une bonne occasion pour vous proposer un mémo simple et didactique pour rappeler les délais légaux et les conditions d’archivages des principaux documents de votre entreprise !

Délais de conservation et archivage des documents commerciaux et civils

Document commercial et civil

Une entreprise doit conserver tous les documents émis ou reçus dans le cadre de son activité commerciale durant un certain temps. Voici les principaux dossiers que vous devrez conserver au sein de votre société.

Document Durée de conservation Référence
Contrat commercial 5 ans Art. L.110-4 du code de commerce
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 Euro) 10 ans Art. L.134-2 du code de la consommation
Document bancaire 5 ans Art. L.110-4 du code de commerce
Police d’assurance 2 ans à partir de la résiliation du contrat Article L.114-1 du code des assurances
Garanties pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans Article L.218-2 du code de la consommation
Document relatif à la propriété intellectuelle 5 ans à partir de la fin de la protection Art. 2224 du code civil
Contrats d’acquisition et de cession de biens 30 ans Art. 2227 du code civil

Durée de conservation et archivage des documents comptables

Document comptable

L’archivage des documents comptables est soumis à une durée légale de conservation de 10 ans. Le décompte du temps d’archivage commence à compter de la clôture de l’exercice comptable.

Document Durée de conservation Référence
Bon de commande, de livraison, facture clients et fournisseurs 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article L.123-22 du code de commerce
Livre et registre comptable 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Article L.123-22 du code de commerce

Délais de conservation et archivage des documents fiscaux

Document fiscal

Concernant les documents fiscaux, la durée de conservation est établie à partir de l’année d’imposition.

Type d’imposition Durée de conservation Référence
Impôt sur le revenu et sur les sociétés 6 ans Article L.102 B du livre des procédures fiscales
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel 6 ans Article L.102 B du livre des procédures fiscales
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)  6 ans Article L.102 B du livre des procédures fiscales
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)  6 ans Article L.102 B du livre des procédures fiscales
Cotisations foncières des entreprises (CFE) et CVAE  6 ans Article L.102 B du livre des procédures fiscales
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)  6 ans  Article L.102 B du livre des procédures fiscales

Délais de conservation et archivage des documents juridiques et sociaux

Document juridique et social

La durée de conservation des documents sociaux varie selon leur nature.

Document Durée de conservation Référence
Statuts d’une société 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) Art. 2224 du code civil
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice Art. L.123-22 du code de commerce
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société 5 ans Art. 2224 du code civil
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration 5 ans à partir de la fin de leur utilisation Art. 2224 du code civil
Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes 3 derniers exercices Art. L.225-117 du code de commerce

Délais de conservation des documents douaniers et transports

Document transport et douanier

Les déclarations en douane doivent être conservées 3 ans, mais il faut noter que les dispositions relatives à la prescription des délits douaniers indiquent une durée de 6 ans. En effet, des procédures douanières peuvent interrompre la prescription (PV interruptifs de la prescription). Des documents peuvent ainsi être réclamés par la douane sans que le RDE en soit informé. De plus, le Code des douanes prévoit de remonter jusqu’à 10 ans dans certains cas particulier.

Document Durée de conservation Référence
Documents de transport de marchandises 5 ans Art. L.110-4 du code de commerce
Déclaration en douane 3 ans Art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992

Archivage des documents douaniers

Concernant l’archivage électronique des documents liés aux dédouanements, une note aux opérateurs du 1er décembre 2021 indique quelques recommandations.

«La conservation électronique des documents papier du dédouanement est une modalité offerte aux opérateurs, sans être une obligation, et ne donne pas lieu à délivrance d’une autorisation par la douane […] les documents établis sous format papier, bien que numérisés, doivent toujours pouvoir être présentés dans leur forme originale»

Archivage des documents légaux

Tout document au format papier « natif » doit ainsi être conservé et stocké (même s’il est doublé d’un archivage électronique conformément à l’article 1er de l’arrêté du 26 avril 2013). Les éléments concernés sont les documents présentant un cachet ou une signature à l’encre humide et transmis par voie non dématérialisée (voie postale, en main propre).

L’archivage au format électronique concerne uniquement les documents d’accompagnement aux dédouanements. Voici une liste non exhaustive :

  • Les documents de transport (lettre de voiture, CMR, Bill of lading maritime, LTA pour l’aérien, CIM pour le ferroviaire)
  • Les factures commerciales
  • Les documents et certificats pour l’importation et l’exportation de marchandises sensibles ;
  • Les autorisations
  • Tout autre document pouvant être présenté en vue de l’accomplissement des formalités douanières ( case 44 du DAU)

La Douane préconise un délai de conservation des documents d’accompagnement aux dédouanements de 6 ans correspondant au délai de prescription de l’action douanière prévu par l’article 351 du code des douanes.

Votre entreprise est-elle en règle avec la douane ?

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