Actualités Douane et Commerce International
Les délais de conservation et d’archivage des documents de votre entreprise
Les délais d’archivage des documents d’une entreprise sont strictement réglementés en France. Les règles d’archivage sont fixées soit par la loi, soit par les délais de prescription.
La Douane a récemment publié une note aux opérateurs très instructive sur l’archivage électronique des documents nécessaires aux dédouanements. Une bonne occasion pour vous proposer un mémo simple et didactique pour rappeler les délais légaux et les conditions d’archivages des principaux documents de votre entreprise !
- Conservation et archivage documents commerciaux et civils
- Conservation et archivage des documents comptables
- Conservation et archivage des documents fiscaux
- Conservation et archivage des documents juridiques et sociaux
- Conservation des documents douaniers et transports
- Archivage des documents douaniers
Une entreprise doit conserver tous les documents émis ou reçus dans le cadre de son activité commerciale durant un certain temps. Voici les principaux dossiers que vous devrez conserver au sein de votre société.
| Document | Durée de conservation | Référence |
|---|---|---|
| Contrat commercial | 5 ans | Art. L.110-4 du code de commerce |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 Euro) | 10 ans | Art. L.134-2 du code de la consommation |
| Document bancaire | 5 ans | Art. L.110-4 du code de commerce |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat | Article L.114-1 du code des assurances |
| Garanties pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans | Article L.218-2 du code de la consommation |
| Document relatif à la propriété intellectuelle | 5 ans à partir de la fin de la protection | Art. 2224 du code civil |
| Contrats d’acquisition et de cession de biens | 30 ans | Art. 2227 du code civil |
L’archivage des documents comptables est soumis à une durée légale de conservation de 10 ans. Le décompte du temps d’archivage commence à compter de la clôture de l’exercice comptable.
| Document | Durée de conservation | Référence |
|---|---|---|
| Bon de commande, de livraison, facture clients et fournisseurs | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L.123-22 du code de commerce |
| Livre et registre comptable | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L.123-22 du code de commerce |
Concernant les documents fiscaux, la durée de conservation est établie à partir de l’année d’imposition.
| Type d’imposition | Durée de conservation | Référence |
|---|---|---|
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Cotisations foncières des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
| Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans | Article L.102 B du livre des procédures fiscales |
La durée de conservation des documents sociaux varie selon leur nature.
| Document | Durée de conservation | Référence |
|---|---|---|
| Statuts d’une société | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) | Art. 2224 du code civil |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Art. L.123-22 du code de commerce |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société | 5 ans | Art. 2224 du code civil |
| Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation | Art. 2224 du code civil |
| Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices | Art. L.225-117 du code de commerce |
Les déclarations en douane doivent être conservées 3 ans, mais il faut noter que les dispositions relatives à la prescription des délits douaniers indiquent une durée de 6 ans. En effet, des procédures douanières peuvent interrompre la prescription (PV interruptifs de la prescription). Des documents peuvent ainsi être réclamés par la douane sans que le RDE en soit informé. De plus, le Code des douanes prévoit de remonter jusqu’à 10 ans dans certains cas particulier.
| Document | Durée de conservation | Référence |
|---|---|---|
| Documents de transport de marchandises | 5 ans | Art. L.110-4 du code de commerce |
| Déclaration en douane | 3 ans | Art. 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 |
Concernant l’archivage électronique des documents liés aux dédouanements, une note aux opérateurs du 1er décembre 2021 indique quelques recommandations.
«La conservation électronique des documents papier du dédouanement est une modalité offerte aux opérateurs, sans être une obligation, et ne donne pas lieu à délivrance d’une autorisation par la douane […] les documents établis sous format papier, bien que numérisés, doivent toujours pouvoir être présentés dans leur forme originale»
Tout document au format papier « natif » doit ainsi être conservé et stocké (même s’il est doublé d’un archivage électronique conformément à l’article 1er de l’arrêté du 26 avril 2013). Les éléments concernés sont les documents présentant un cachet ou une signature à l’encre humide et transmis par voie non dématérialisée (voie postale, en main propre).
L’archivage au format électronique concerne uniquement les documents d’accompagnement aux dédouanements. Voici une liste non exhaustive :
- Les documents de transport (lettre de voiture, CMR, Bill of lading maritime, LTA pour l’aérien, CIM pour le ferroviaire)
- Les factures commerciales
- Les documents et certificats pour l’importation et l’exportation de marchandises sensibles ;
- Les autorisations
- Tout autre document pouvant être présenté en vue de l’accomplissement des formalités douanières ( case 44 du DAU)
La Douane préconise un délai de conservation des documents d’accompagnement aux dédouanements de 6 ans correspondant au délai de prescription de l’action douanière prévu par l’article 351 du code des douanes.
Dernière modification le : 16/01/2023